El Servicio de Rentas Internas, mediante Resolución NAC-DGERCGC22-00000046, publicada en el Cuarto Suplemento del Registro Oficial No. 160, del 30 de septiembre de 2022, estableció las normas para regular la obligación de presentar información respecto de los beneficiarios finales, así como la información de los integrantes de la composición societaria ante el SRI.
La presente Resolución regula la presentación de información respecto de los beneficiarios finales de los sujetos obligados, así como la información de los integrantes de su composición societaria, ante el Servicio de Rentas Internas como autoridad facultada por la ley para mantener el Registro de Beneficiarios Finales. Además, esta Resolución desarrolla los criterios de identificación y verificación del beneficiario final, así como las normas de obtención, acceso y conservación de la información relacionada.
Finalidad del Registro de Beneficiarios Finales
El Registro de Beneficiarios Finales tendrá como finalidad:
1. La transparencia de la información que coadyuve a las entidades competentes a combatir la corrupción y el crimen organizado.
2. El fortalecimiento del control tributario y la identificación de indicios de defraudación tributaria.
3. La lucha contra el lavado de activos, el financiamiento de delitos como el terrorismo, y todos los delitos precedentes.
4. El cumplimiento de las obligaciones de asistencia administrativa mutua internacional de conformidad con los instrumentos suscritos por el Ecuador. En particular, el cumplimiento de dichas obligaciones en materia tributaria de conformidad con lo establecido en los instrumentos internacionales pertinentes; incluyendo, pero sin limitarse, a la Convención Multilateral de Asistencia Administrativa Mutua en Materia Fiscal y a las decisiones de la Comunidad Andina de Naciones.
5. El fortalecimiento de la supervisión, análisis y control financiero, societario, fiduciario y del mercado de valores.
6. Combatir desde el sector público la comisión de otros delitos económicos.
Definiciones
A efectos de la presente Resolución serán aplicables las siguientes definiciones:
1. Control efectivo final o finalmente posee o controla.- Se refieren a situaciones en que la propiedad y/o control se ejerce a través de una cadena de titularidad o a través de cualquier otro medio, atendiendo los criterios establecidos en la presente Resolución.
2. Estructura jurídica.- Se considerará estructura jurídica a los patrimonios autónomos o cualquier otra unidad económica que carece de personalidad jurídica, de conformidad con lo dispuesto en la Ley de Régimen Tributario Interno. Se incluyen en esta definición los patrimonios constituidos o establecidos en el extranjero con administrador, agente fiduciario, protector o cualquier otra figura equivalente que sea residente fiscal en el Ecuador.
3. Persona jurídica.- Son personas jurídicas las que cumplan con la definición establecida en el Código Civil. Se incluyen en esta definición las personas jurídicas constituidas o establecidas en el extranjero con administrador, o cualquier otra figura equivalente que sea residente fiscal en el Ecuador.
4. Sujeto obligado.- Se entiende como sujeto obligado a la persona jurídica y a la estructura jurídica.
5. Representantes de los sujetos obligados.- Representantes legales, administradores, agentes fiduciarios o protectores, según el caso, o quien sea que represente al sujeto obligado de conformidad con la ley.
Criterios generales para identificar al beneficiario final
Se identificará como beneficiario final de los sujetos obligados, a la persona natural que cumpla los siguientes criterios:
a. En el caso de una persona jurídica que no sea fideicomiso:
1. Toda persona natural que, directa o indirectamente y por medio de cualquier modalidad de adquisición, posea como mínimo el diez por ciento (10%) del capital, de los derechos a voto, a la distribución de dividendos, utilidades, beneficios o rendimientos, a los remanentes de liquidación, y/o similares derechos de la persona jurídica. Este criterio deberá aplicarse a quien efectivamente asuma los riesgos y/o los beneficios económicos de la propiedad del respectivo capital;
2. Toda persona natural que actúe individualmente o con otros, como una unidad de decisión, o por medio de otras personas naturales, jurídicas o estructuras jurídicas; y así ejerza facultades, por medios distintos a la propiedad, para designar o remover a la mayor parte de los órganos de administración, dirección o supervisión, o tenga poder de decisión en los acuerdos financieros, operativos y/o comerciales que se adopten, o que ejerza otra forma de control de la persona jurídica;
3. Cuando no se identifique a ninguna persona natural bajo los criterios señalados en los numerales 1 y 2 de este literal, se considerará beneficiario final a toda persona natural encargada de tomar decisiones estratégicas, en la dirección general de la persona jurídica o en otro cargo directivo o administrativo.
b. En el caso de fideicomisos, se considerarán como beneficiarios finales a las personas naturales que ostenten la calidad de fideicomitente o constituyente, constituyente adherente, fiduciario, fideicomisario, beneficiario o parte del grupo de beneficiarios, y a cualquier otra persona natural que teniendo la calidad de partícipe o inversionista ejerza el control efectivo final del patrimonio, resultados o utilidades en el fideicomiso, según corresponda. En el caso de un trust o figuras similares constituido de acuerdo con fuentes del derecho extranjero, se considerará además como beneficiario final a la persona natural que ostente, de existir, la calidad de protector o similar. En el caso de otro tipo de estructuras jurídicas, beneficiario final incluye a las personas naturales que ostenten una posición similar o equivalente a las mencionadas para los fideicomisos.
Cuando quien ostente una posición, de las mencionadas en el inciso anterior, respecto a un primer fideicomiso o estructura jurídica, sea otra persona jurídica, fideicomiso o estructura jurídica, se considera beneficiario final de ese primer fideicomiso o estructura jurídica a toda persona natural que sea a su vez beneficiario final de esa otra persona jurídica, fideicomiso o estructura jurídica.
Obligaciones
Las personas jurídicas y las estructuras jurídicas, por intermedio de sus representantes legales, administradores, agentes fiduciarios o protectores, según el caso, o quien sea que las represente de conformidad con la ley, están obligadas a:
1. Identificar a sus beneficiarios finales, además de verificar y actualizar la información relacionada con los mismos, de conformidad con lo previsto en esta Resolución, y la normativa aplicable;
2. Identificar a cada integrante de su cadena de titularidad;
3. Presentar de manera completa y exacta al Servicio de Rentas Internas el anexo que dispondrá esta autoridad a través de resolución de carácter general, a efectos de obtener la información sobre beneficiarios finales e integrantes de la cadena de titularidad, en la forma, plazo, contenido y condiciones que en la misma resolución establezca; y,
4. Disponer de la documentación soporte que avale la residencia de su cadena societaria.
Las obligaciones a las que se refiere el presente artículo son de mandatorio cumplimiento aun cuando el sujeto obligado se encuentre bajo un procedimiento o acuerdo de disolución, liquidación o quiebra; en cuyo caso, los liquidadores, síndicos o interventores cumplirán con tales obligaciones y además, previo a la cancelación o extinción de la persona jurídica o estructura jurídica según el caso, deberán asegurar la disponibilidad de la información que corresponda sobre sus beneficiarios finales, de los cinco (5) años anteriores a la fecha de cancelación o extinción, y mantenerla disponible mientras se refiera a periodos no prescritos; en virtud de los plazos de conservación establecidos en la legislación aplicable.
El anexo hará responsable al sujeto obligado por la exactitud y veracidad de los datos que contenga. El Servicio de Rentas Internas podrá solicitar información adicional a la contenida en el anexo en virtud de las respectivas disposiciones legales que le facultan para aquello.
Procedimientos de debida diligencia
Corresponde a la realización de todos los actos necesarios para la identificación de los beneficiarios finales, así como el cumplimiento en la entrega de la demás información solicitada en la presente Resolución, incluido el conocimiento de la cadena de titularidad y control de la persona jurídica o estructura jurídica.
Obligación del beneficiario final de identificarse
Sin perjuicio de las obligaciones señaladas en el artículo 5 de la presente resolución, todo beneficiario final de las personas jurídicas y de las estructuras jurídicas deberá revelar por escrito dirigido a los representantes legales, administradores, agentes fiduciarios o protectores de dichas personas y estructuras, según el caso, o a quien sea que las represente de conformidad con la ley.
La información actualizada de identificación sobre sus nombres, apellidos, tipo y número de documento de identidad, fecha y lugar de nacimiento, jurisdicciones de residencia fiscal y códigos de identificación tributaria otorgados por las mismas, países de los que sea nacional, dirección de residencia habitual y demás información que sea requerida para el Registro de Beneficiarios Finales por el Servicio de Rentas Internas.
Adicionalmente, en su escrito deberán indicar la naturaleza del control que ejercen en la persona o estructura jurídica y proporcionar documentación soporte de su condición de beneficiario final.
La Administración Tributaria en su página web institucional proporcionará un formato sugerido para que el beneficiario final cumpla con la obligación detallada en este artículo.
La entrega de esta información a los representantes legales, administradores, agentes fiduciarios o protectores de las personas jurídicas y estructuras jurídicas, según el caso, o a quien sea que las represente de conformidad con la ley, deberá ser anual, con corte al 31 de diciembre del ejercicio fiscal al que corresponda la información, dentro del mes de enero del siguiente ejercicio fiscal, existan o no cambios con respecto a la última entrega.
Cuando ocurran cambios en la propiedad o control de las personas jurídicas o estructuras jurídicas, o en los datos comunicados previamente, o cuando la persona natural adquiera o deje de tener la condición de beneficiario final, se deberá informar acerca de los cambios a los mismos destinatarios dentro del mes calendario siguiente a aquel en que se hayan producido los referidos cambios.
Calidad de la información
La calidad de la información sobre los beneficiarios finales de las personas jurídicas y de las estructuras jurídicas deberá ser completa o adecuada, y exacta.
La información se considerará completa o adecuada, si es suficiente para identificar a toda persona natural que sea beneficiario final, y los medios y mecanismos a través de los cuales esa persona natural ejerce la titularidad o el control de la persona jurídica o estructura jurídica. En tal sentido, se considerará que la información es completa cuando se hayan llenado todos los campos requeridos en el anexo, los cuales al menos deberían comprender los siguientes: nombres, apellidos, tipo y número de documento de identidad, fecha y lugar de nacimiento, jurisdicciones de residencia fiscal y códigos de identificación tributaria otorgados por las mismas, países de los que sea nacional y dirección de residencia habitual. De no cumplir con lo señalado en el presente inciso se entenderá que la información es incompleta.
La información exacta es aquella cuya precisión se ha confirmado al verificar la identidad y estado del beneficiario final, usando documentos, datos o información obtenidos o generados de una fuente independiente.
Además, para que la información se considere exacta, deberá mantenerse actualizada, lo que implica que el anexo correspondiente deberá ser presentado ante el Servicio de Rentas Internas dentro del plazo establecido, con una periodicidad anual, y además dentro del mes subsiguiente de ocurrido cualquier cambio en dicha información. De no cumplir con lo señalado en el presente inciso se entenderá que la información es inexacta.
La responsabilidad sobre la calidad de la información recae en el sujeto obligado.
Profesionales
Exclusivamente cuando actúen a nombre o en representación de clientes en transacciones relacionadas a:
a. Compra y venta de inmuebles;
b. Administración de dinero, valores u otros activos del cliente;
c. Administración de las cuentas bancarias, de ahorros o valores;
d. Organización de capital y contribuciones para la creación, operación, mantenimiento o administración de personas jurídicas o estructuras jurídicas; o,
e. Creación, operación, administración o transformación de personas jurídicas u otras estructuras jurídicas, y compra y venta de entidades comerciales.
Los profesionales de libre ejercicio en Derecho, en Ciencias Económicas, Administrativas, Financieras o Contables, en su calidad de sujetos pasivos obligados a cumplir con los estándares de debida diligencia tributaria, deberán conservar la información de sus clientes, relacionada con la identificación de los beneficiarios finales de personas y estructuras jurídicas, por el plazo de cinco (5) años contados a partir de la fecha en que dejare de existir la relación con sus clientes o, subsidiariamente, del último acto derivado de la prestación del servicio.
Los referidos profesionales deberán suministrar la información de sus clientes cuando sea requerida por el Servicio de Rentas Internas, relativa a los beneficiarios finales e integrantes de la cadena de titularidad de personas jurídicas y estructuras jurídicas, a efectos de identificarlos.
La información que no constituya en modo alguno un secreto comercial, empresarial, profesional o industrial, no pasa a convertirse en un secreto por el mero hecho de obrar en poder de profesionales actuando en calidad de representantes legales, administradores, agentes fiduciarios o protectores, según el caso, o de quien sea que represente legalmente a las personas jurídicas y/o estructuras jurídicas. Consecuentemente, deberán cumplir con las obligaciones señaladas en la ley las personas naturales que actúen en dicha calidad, así como sus beneficiarios finales.
Nada de lo dispuesto en el presente artículo podrá afectar el secreto profesional sobre las comunicaciones, instrucciones o consultas, realizados entre los profesionales y sus clientes, en la medida en que estas se circunscriban al ejercicio de la profesión de los primeros.
Registro de Beneficiarios Finales
El Registro de Beneficiarios Finales que deberá mantener y administrar el Servicio de Rentas Internas, tendrá como propósito proporcionar información para los fines específicos señalados en el artículo 2 de la presente resolución.
En cuanto a la información que reposare en el Registro de Beneficiarios Finales, las instituciones del Estado, sus organismos y dependencias, a través de sus máximas autoridades y sus delegados, tendrán acceso únicamente a la información necesaria para el estricto ejercicio de sus facultades y competencias.
La información que se encuentre en el Registro de Beneficiarios Finales es de carácter reservada, por lo tanto, su tratamiento debe cumplir los respectivos estándares internacionales y con las mejores prácticas para garantizar su confidencialidad.
Colaboración y entrega de información
Las instituciones del Estado, sus organismos y dependencias que tuvieren acceso a la información sobre beneficiarios finales y/o integrantes de la cadena de titularidad de personas jurídicas y estructuras jurídicas, por otra fuente diferente al Registro de Beneficiarios Finales, sea como respuesta a un requerimiento de información o por otro medio, en el término de diez (10) días, a través de sus máximas autoridades o sus delegados, pondrán dicha información en conocimiento del Servicio de Rentas Internas para su verificación y, de ser el caso, actualización del Registro de Beneficiarios Finales.
Quienes tuvieren información que permita identificar a los beneficiarios finales e integrantes de la cadena de titularidad de las personas jurídicas y otras estructuras jurídicas, que difiera de la contenida en el Registro de Beneficiarios Finales, podrán comunicar el hecho ante el Servicio de Rentas Internas de conformidad con el procedimiento, medios y formas establecidos en la Resolución Nro. NAC-DGERCGC20- 00000062 emitida por el SRI y publicada en la Edición Especial del Registro Oficial No. 1100 del 30 de septiembre de 2020.
Lo dispuesto en el presente artículo estará sujeto a las disposiciones sobre confidencialidad, reserva, sigilo o similares establecidas en la legislación aplicable, incluyendo los instrumentos internacionales vigentes en el Ecuador.
Conservación de la información
Las personas jurídicas y las estructuras jurídicas, por intermedio de sus representantes legales, administradores, agentes fiduciarios o protectores, según el caso, o quien sea que las represente de conformidad con la ley, conservarán la información que respalde el anexo que contenga la información sobre sus beneficiarios finales e integrantes de la cadena de titularidad, así como los procedimientos de debida diligencia que apliquen, durante el plazo de cinco (5) años, contados a partir de la fecha de presentación del anexo sobre beneficiarios finales, sin perjuicio de que otras autoridades requieran a los sujetos obligados la señalada información de respaldo de conformidad con sus facultades.
El Servicio de Rentas Internas conservará la información del Registro de Beneficiarios Finales para su acceso de conformidad con el artículo 10 de la presente resolución, durante los plazos establecidos en la normativa pertinente. La información del Registro de Beneficiarios Finales no podrá ser modificada, salvo los casos establecidos en el ordenamiento jurídico ecuatoriano, incluyendo el artículo 11 del presente acto normativo.
Procedimiento sancionador y recursos administrativos
El procedimiento sancionador, incluyendo la caducidad y la prescripción, así como los recursos administrativos serán los previstos en el Código Tributario.
La ejecución de las sanciones y multas no exime al infractor del cumplimiento de los procedimientos, requisitos u obligaciones por cuya omisión fuere sancionado, ni el cumplimiento tardío de tales procedimientos, requisitos y obligaciones lo exime del pago de la multa generada por motivo del incumplimiento.
Lo señalado en el presente artículo no afecta el inicio de las acciones penales que correspondan.
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